¿Por qué debería involucrar a su equipo de TI, como Ovnicom, desde el principio en los planes de su nuevo edificio?

Tomar la decisión de trasladar su negocio a un nuevo espacio puede ser una experiencia desafiante (y gratificante). Ya sea porque ha superado la capacidad de su edificio actual o porque los requisitos comerciales exigen un cambio de lugar, la necesidad de un nuevo edificio a menudo surge en un momento en que su organización ya está experimentando una transformación integral. Como resultado, puede ser difícil realizar un seguimiento y ejecutar todos los requisitos que conlleva cambiar su lugar de negocios.

En tal escenario, las necesidades de su departamento de TI pueden quedar relegadas frente a preocupaciones inmediatas y urgentes. Sin embargo, si puede identificar algunos de los aspectos clave de los requisitos tecnológicos de su nuevo edificio desde el principio, el esfuerzo conjunto de preparación, negociación y comunicación de su equipo reducirá el estrés y permitirá una mudanza exitosa.

Una de las quejas más comunes que recibimos durante un proyecto de construcción, remodelación o reubicación es que “la TI siempre es la última en enterarse”. Raramente el liderazgo incluye a los interesados en tecnología en las reuniones operativas donde se discuten las necesidades de un nuevo espacio. Si una organización está visitando nuevos edificios con arquitectos, administradores de propiedades o agentes inmobiliarios comerciales, el equipo de TI rara vez está en la invitación al calendario.

Como resultado, los profesionales de TI raramente tienen la oportunidad de identificar deficiencias en la capacidad del edificio (o del sitio de construcción) para satisfacer las necesidades de TI de la organización. Estas consideraciones varían según la fase en la que se encuentre su proyecto de construcción, o si está alquilando un espacio en lugar de construir uno. Para tener una idea de cuándo y cómo incluir a su equipo de TI en su proyecto de construcción, considere lo siguiente:

Disponibilidad de servicios de internet y telefonía.

Incluso durante la planificación inicial del sitio y la licitación, un lote vacío puede decirle mucho sobre la facilidad o dificultad que experimentará al introducir internet y otros servicios en el edificio. Aquí hay algunas actividades simples que puede realizar que le ayudarán en este proceso:

• Realice una verificación de dirección con proveedores de internet. Para un proyecto de construcción nueva, el tiempo de espera entre la solicitud de nuevos servicios y su activación dentro del edificio es de aproximadamente seis meses. Su organización deberá esperar las encuestas iniciales del sitio, el cálculo de los costos de construcción, la justificación de costos por parte de los proveedores para esos costos de construcción, la identificación de demarcación y la planificación de conductos, las encuestas de sitios de conductos, los permisos de las autoridades locales, la construcción hasta el edificio, el cableado estructurado interior y, finalmente, la instalación del módem y la puesta en marcha. Este proceso puede durar aún más durante las temporadas pico de construcción (largas esperas por permisos) y durante el invierno (suelo congelado que impide la instalación de nuevos conductos).
• Mientras esté allí, verifique la cobertura celular. Una de las razones por las que su edificio puede estar disponible es que se construyó en un área de reciente desarrollo o con menor densidad de población. Saber qué tan buena (o mala o inexistente) es la cobertura celular puede ayudarlo a planificar su estrategia de conexión dentro de su instalación terminada. Saque su teléfono y vea cuántas barras tiene. Haga algunas llamadas. Ejecute una prueba de velocidad utilizando una aplicación de prueba de velocidad móvil. Entre en un edificio cercano de construcción similar y vea qué tan bien funcionan esas mismas pruebas mientras está adentro. Saber qué tan disponible está la cobertura celular ayudará a su organización a planificar la necesidad de una cobertura WiFi ampliada (para llamadas a través de WiFi) y si necesitará un sistema de antena distribuida (DAS) para una comunicación adecuada en el edificio.
• Consejo profesional: Planifique con anticipación el cableado de la sala de conferencias

¿Tendrá su nuevo espacio una o más salas de conferencias?

El hecho es que casi nadie considera los requisitos de cableado de su sala de conferencias hasta que están ordenando muebles nuevos. Para entonces, la construcción ya ha pasado la ventana adecuada para la excavación de concreto (durante el trabajo de cimentación y el enmarcado en bruto). Es vital que su sala de conferencias tenga una zanja en el piso (desde la pared hasta el centro de su mesa de conferencias) para enrutar y ocultar todos sus cables de red y A/V.

Este paso adicional garantizará que su nueva sala de conferencias no esté cubierta de cables de conexión, permitiéndole convertirse en la pieza central corporativa que diseñó.

Evalúe la salud general de la infraestructura existente.

Si está considerando remodelar un espacio, es importante comprender qué tan bien se ha mantenido la infraestructura tecnológica existente del edificio y cuánto trabajo será necesario para que las cosas funcionen en el nuevo espacio. Aquí hay algunas consideraciones clave al recorrer una ubicación potencial:

• Recorra las áreas de telecomunicaciones. Al revisar un nuevo espacio, puede ser fácil pasar por alto aspectos mundanos del edificio y, en cambio, concentrarse en cosas más emocionantes (como elegir su oficina en la esquina). Sin embargo, es importante comprender cuánto trabajo se requiere para cablear y conectar en red adecuadamente el nuevo espacio y quién será responsable de pagarlo. Identifique la sala clave (o salas) donde residirán su internet, teléfonos y equipos de red. ¿Están ubicados en áreas físicamente seguras? ¿Interfieren con sus grandes planes para un espacio remodelado? ¿Están ubicados de manera inconveniente dentro del baño del CEO? Es importante recordar que trasladar un armario o sala de telecomunicaciones probablemente hará inútiles los cables de red del edificio. Esos costos ocultos pueden sumar.
• Pruebe, certifique y etiquete las salidas de red. La única forma en que puede confiar en las salidas de red existentes en oficinas, áreas de copiadoras, escritorios de recepción y áreas de trabajo es confirmar que aún pueden transmitir tráfico de datos sin problemas. Recomendamos encarecidamente que el propietario actual del edificio o el administrador de la propiedad acepten proporcionar un informe de prueba completo y un directorio de cableado para el cableado de red del edificio. Este informe de pruebas y certificación le mostrará la resistencia de la línea, la salud del circuito y cualquier pérdida de paquetes en las líneas de red. Es importante tener en cuenta que este tipo de prueba es diferente a simplemente “rastrear” líneas con una herramienta de prueba simple. Esas pruebas no pueden demostrar completamente la salud de una línea de red, mientras que los informes completos de pruebas y certificación de líneas (como los de los probadores Fluke) le mostrarán cualquier ruptura en la línea, si la línea admite velocidades de gigabit y si se están perdiendo paquetes de datos.

Reúna todo

Con todos sus requisitos enumerados y el descubrimiento del edificio existente terminado, ahora puede revisar y crear las especificaciones completas de TI para su nuevo espacio.

• Planifique un nuevo cableado de red. A menos que planee usar todos los espacios de oficina, cubículos y diseños existentes de un nuevo edificio, probablemente necesitará un nuevo cableado de red en áreas remodeladas. Si bien es posible que no pueda planificar completamente estas necesidades hasta que se finalicen los planos arquitectónicos y los horarios de equipos; incluso una suposición aproximada le permitirá tener en cuenta sus necesidades de red cuando llegue el momento de enviar una solicitud de oferta para cableado de baja tensión. Como mínimo, debe planificar dos líneas de datos en cada estación de trabajo. ¿El espacio tiene termostatos viejos y amarillentos? Lo más probable es que sus reemplazos necesiten estar en la red. ¿Dónde necesitará WiFi? Se necesitará una línea de red (con un bucle de servicio para ajustes de ubicación) para cada punto de acceso inalámbrico. Hablando de eso…
• Sea científico con la colocación de su WiFi. Si ya ha creado un marcado de plano de planta para dónde se conectarán las personas a la red física, puede ajustar la colocación de sus antenas WiFi para una cobertura óptima. Utilizando software de mapeo WiFi (preferimos VisualRF), puede construir virtualmente sus estructuras de pared, colocar puntos de acceso en el plano de planta y estimar qué tan bien se distribuirá la señal en todo el edificio.
•  Informe a sus arquitectos e ingenieros sobre sus requisitos de TI. Los contratistas construyen a partir de planes y solicitudes de oferta. Asegúrese de que estos documentos clave incluyan los requisitos que ha descubierto como parte de este proceso. ¿Especificó su proveedor de internet su ubicación ideal de conducto durante su encuesta de sitio? Actualícelo en el plan de sitio de su arquitecto. ¿Contiene su marcado de baja tensión muchas líneas nuevas? Asegúrese de obtener una copia para su ingeniero eléctrico; es posible que necesiten instalar nuevos conductos durante el enmarcado en bruto.

Introduzca a TI en su proceso de planificación  lo mas temprano posible. 

Al ser proactivo, involucrar a la TI desde el principio en el proceso de planificación, descubrir costos de infraestructura ocultos e introducir las necesidades de TI en las actividades de diseño y costeo, todo su proyecto de nuevo edificio estará más informado y será menos frustrante. Para construcciones nuevas: no se encontrará con una estructura terminada y una infraestructura de red sin terminar. Para remodelaciones y arreglos de alquiler: su organización poseerá muchas más fichas de negociación al discutir los verdaderos costos de mudanza de una estructura y podrá lograr que ciertos costos sean cubiertos por el propietario actual del edificio.