En mi blog anterior Teletrabajo | Los 6 Dominios del Teletrabajo con Ovnicom, escribí sobre la Propuesta de Valor de Ovnicom para Colaborar y Ayudar a las Empresas a migrar sus entornos laborales desde el espacio físico de oficina a un entorno 100% Remoto, haciendo uso de las soluciones de Ovnicom, mientras mantienes la SEGURIDAD de tu RECURSO HUMANO y la CONTINUIDAD DEL NEGOCIO.
En este blog, hablaré sobre la Arquitectura del Teletrabajo y sus 10 Dominios.
Este blog, responde a la siguiente pregunta… ¿A cuáles aspectos debo prestar atención para implementar el Teletrabajo correctamente mientras mantengo la Eficiencia y Efectividad Colaborativa de mi Empresa en un Ambiente 100% Digital?
Empecemos, con el detalle de los 10 Dominios del Teletrabajo que deberás gestionar, promover e implementar en tu empresa, para crear un entorno de Teletrabajo altamente competente y que perdure en el tiempo, más allá de la Pandemia, e inclusive, “Transformar tu Negocio en un modelo de Trabajo permanente”.
Arquitectura del Teletrabajo
- Procesos.
- Cómputo.
- Conectividad.
- Seguridad.
- Servicios de Llamadas
- Locales e Internacionales.
- Aplicaciones
- Colaborativas.
- Aplicaciones de Negocios.
- Servicios de Nube.
- Protección de Datos.
- Gestión del Cambio.
Procesos
¿Cuáles son las actividades claves del negocio que deben trasladarse al ambiente remoto?
Al responder esta pregunta, observarás y simplificarás las actividades que debes sistematizar para que puedan ejecutarse de forma simple y fluida por tus colaboradores desde sus casas.
Recuerda, que lo que estás enviando a la casa de tus colaboradores, es el negocio y el Negocio son Procesos de:
- Atención al Cliente.
- Ventas.
- Mercadeo.
- Soporte Técnico.
- Cobranza.
- Dirección y Gerencia.
Definir estos procesos, por solo nombrar algunos, te dará una ventaja importante al momento de trasladar tu negocio al modelo de Teletrabajo.
Computo
¿Tienen mis colaboradores, el recurso de cómputo adecuado para hacer un Teletrabajo Eficiente?
¡No basta con tener un computador, con salida a Internet!
Si quieres implementar un modelo de Teletrabajo, donde garantices la Experiencia del Cliente y la Efectividad Operativa, tus colaboradores deberán contar con:
Uno o dos dispositivos de Cómputo, pudiendo ser un Celular y una Laptop.
Recursos Multimedia, como Cámara HD, Sistema de Audio y Sonido.
HeadSet, Audífonos o Micrófonos.
¡Aunque los colaboradores no sean Diseñadores Gráficos, requerirán computadores con capacidades avanzadas de Multimedia!
Esto les facilitará la conectividad y la colaboración entre ellos mismos, tus clientes, tus proveedores y tu comunidad.
Conectividad
¿Tienen tus colaboradores una buena conexión a Internet?
¿Tienen ellos una buena conectividad cableada o inalámbica dentro de su casa?
¡Hoy en día, damos por sentado que “TODOS” tenemos acceso a Internet! ¡Y pensar así NO es real. Esto no debe darse por hecho!
En caso que tus colaboradores tengan acceso a Internet desde sus casas, debemos responder otra pregunta.
- ¿El Servicio de Internet Hogareño de mi colaborador es de CALIDAD?
Esta pregunta, responde a la posibilidad o no, qué tendrá mi colaborador de establecer sesiones de trabajo remoto sin perdidas de tiempo y sin retrasos.
Garantiza que tu colaborador cuente con un Internet de Calidad desde su casa. En su defecto, provéelo de conectividad Celular tipo 3G/4G/LTE.
Seguridad
¿Sabes qué es una VPN?
Virtual Private Network es la tecnología más segura y robusta que deberá implementar cada uno de tus colaboradores, cuando estén trabajando desde sus casas y necesiten conectarse a los recursos digitales dentro de tu organización o hacia cualquier servicio de nube.
Otro servicios que deberás considerar son:
- Firewall.
- Sistemas de Protección de
- Intrusos.
- Control de Tráfico.
- Antivirus.
Deberás considerar como mínimo un buen Antivirus, para garantizar la protección de la data almacenada en el dispositivo de cómputo de tu colaborador.
Por último pero no menos importante, es la CONFIDENCIALIDAD de la Data.
Al abrir tu entorno empresarial cerrado, hacia varios mini-entornos empresariales abiertos, estás amplificando la vulnerabilidad del negocio, así como la posibilidad de pérdida de información y de ataques a tu sistema.
También, deberás estar atento al CUMPLIMIENTO de las Políticas de Seguridad de tu Empresa.
Servicios de Llamadas Locales e Internacionales
¿Cómo garantizar las comunicaciones entrantes de tus clientes sin que pierdas una sola llamada?
¿Cómo garantizar las comunicaciones salientes de tus clientes a cualquier hora del día?
Definitivamente, requieres un Sistema de Telefonía Público que te asigne números telefónicos locales e Internacionales.
¡Los números 800, así como los servicios de Telefonía, se moverán en casi su totalidad hacia las laptops de tus colaboradores en sus casas y esto debe lograrse de forma transparente!
¡La solución es la Telefonía IP!
Aplicaciones Colaborativas
¿Cuenta tu empresa con una aplicación que permita a las personas, gestionar proyectos, tareas, calendarios, chat, video y documentos en un solo lugar digital?
¡Debes contar con una herramienta de colaboración empresarial!
De esta manera tendrás “Un solo Punto de Comunicación 100% distribuido entre todos tus colaboradores”
Los beneficios son:
- Acceso y Comunicación en Tiempo Real.
- Compartición de Documentos y Videos.
- Resguardo Digital de Minutas.
- Gestión de Tareas y Calendarios.
- Respaldo de toda la Data de la Empresa en Tiempo Real.
Aplicaciones de Negocios
¿Cómo mis colaboradores acceden de forma segura y sin riesgo al CRM, ERP o Bases de Datos Empresariales?
Hoy en día, es indispensable la Gestión Digital y Sistematizada de los Procesos de:
- Ventas.
- Marketing.
- Cobranzas.
- Atención al Cliente.
¡Los aplicativos colaborativos, serán los responsables de mantener viva la comunicación dentro y fuera de tu negocio, en tiempos donde lo Digital, cobra más vida que nunca!
Compartir la Data Empresarial, estableciendo POLÍTICAS de Acceso Seguro es uno de los aspectos más relevantes de este dominio.
Servicios de Nube
¿Están mis Aplicaciones en Servidores Físicos o están en Máquinas Virtuales en la Nube?
¡Servicios de Cloud hay muchos, Servicios de Cloud con Atención Personalizada son Pocos!
Una de las ventajas de tener las aplicaciones del negocio en Servicios de Cloud Computing, con Atención Local y Personalizada en tu Idioma, es la capacidad de levantar el teléfono, o escribir un mensaje de WhatsApp y ser atendido en segundos, en vez de ser considerado un ticket en los servicios de Cloud Púbicos.
En estos momentos de alta incertidumbre y alto riesgo de ser contagiado de COVID-19, es indispensable VIRTUALIZAR tu entorno de cómputo y aplicaciones empresariales, así como contar con el respaldo, la atención y la asesoría de tu proveedor de servicios de nube local.
Tu Proveedor de Servicios de Nube, te podrá apoyar en habilitar y mantener la disponibilidad de recursos de cómputo que requiere tu negocio para garantizar la prestación de tus servicios a tus clientes y proveedores.
Protección de Datos
¿Dónde están respaldados los datos de tu negocio?
¿Cuál es tu estrategia de recuperación ante desastres?
Normalmente, las empresas carecen de este tipo de estrategias y de servicios empresariales que garanticen una recuperación de datos y una recuperación ante desastres de forma transparente, rápida y eficiente.
Requieres tener un sistema de protección de datos, fácil de usar, de rápida recuperación y con soporte profesional, especializado y dedicado las 24 horas del día.
Basado en la propuesta de valor de la casa VEEAM, te recomiendo establecer la estrategia 3-2-1 para el Aseguramiento y Protección de la Data de tu Negocio.
Es decir:
- 3 Instancias de tu Máquina Virtual.
- 2 Copias de la Máquina Virtual en la Empresa.
- 1 Copia de la Máquina Virtual en un Proveedor de Cloud de VEEAM.
Los servicios de Respaldo de Datos Empresariales, obedecen a una GARANTÍA DE RESPUESTA hacia tus clientes y proveedores en caso de un fallo o pérdida accidental de la data de tu negocio.
¡Debes actuar hoy, en caso de no tener ningún tipo de respaldo de datos!
Gestión del Cambio
¿Quién en tu organización está midiendo los cambios en los procesos, tareas y proyectos de la empresa durante la pandemia del COVID-19?
¿Cómo sabrás el impacto, positivo o negativo, que se generarán en tu organización pre, durante y post COVID-19?
¿Qué indicadores o métricas has considerado para gestionar tu empresa día a día durante la pandemia del COVID-19?
¡En este entorno de altísima incertidumbre, 100% cambiante, no controlado, vulnerable y de alto riesgo, las REGLAS de Gestión de Datos, de Personal, de Procesos y de Proyectos, HAN CAMBIADO!
¡Y muy posiblemente se genere un nuevo Modelo Empresarial y Comercial en todo el Mundo! ¡EL TELETRABAJO PERMANENTE!
La Gestión Empresarial, basada en APERTURA y CONFIANZA, es la modalidad que deberás implementar con todo tu equipo de trabajo, desde que empieza el dia de trabajo hasta que termine la jornada laboral.
Sumado a este modelo de Gestión Empresarial, deberás contar con herramientas de Gestión de Indicadores y Reportes.
Estos reportes, deberás compartlrlos con todos tus colaboradores de forma PRO-ACTIVA y en TIEMPO REAL.
El Teletrabajo, es un sub-dominio de la Era Digital y en la Era Digital, el Cambio Contínuo es la Norma.
¡Gestionar el Cambio es y será la base Post-Coronavirus!.
Gestionar la Confianza y Expandir la Confianza entre tus Colaboradores y Clientes, es la Base del Modelo de Trabajo sobre la Internet.
¡Los Cambios dentro de los entornos Organizacionales FISICOS, son normalmente LENTOS, mientras que los Cambios en el Entorno Digital sobre la Internet, son realmente MUY RÁPDIOS!
Implementar un Modelo de Teletrabajo Estable y Predurable en el Tiempo, entre tus Colaboradores, Clientes, Proveedores y tu Comunidad, requiere del conocimiento y la implementación correcta de todos los ámbitos descritos en este blog.
En Ovnicom, cuentas con un Aliado Estratégico, que colaborará con tu negocio en Implementar el Modelo de Teletrabajo que necesites, para el Resguardo y Seguridad de Tu Personal, así como para Garantizar la Continuidad de tu Negocio, incluso después de la Pandemia del Coronavirus.
En mi próximo blog, hablaré sobre “Teletrabajo | Un Ecosistema Digital”
¡Saludos, éxito, a combatir el Coronavirus y trabajemos todos por el Restablecimiento de la Salud Mundial!
EVP & CTO
Ovnicom
